Pensar em “importância da produtividade” logo está associado a pensar em produzir mais, vender mais, ou seja, trabalhar exaustivamente. Porém, isso está errado! A produtividade vai muito além de perder horas de almoço trabalhando ou perder noites de sono pensando no trabalho.
Para te ajudar a entender o que é produtividade e qual a importância dela em sua empresa, preparamos um conteúdo de blog. Além disso, também te damos dicas de como aumentar a produtividade em sua empresa!
Vamos lá?
A produtividade, nada mais é, do que o resultado de algo que é produtivo, ou seja, do que é rentável. O significado da palavra diz ainda que é “a relação entre os meios, recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto, fruto do trabalho, associado à técnica e ao capital empregado”.
Ainda não conseguiu entender? Preste atenção no exemplo: sua empresa ajuda a manter as pessoas focadas no trabalho, logo, produtividade para você é ver que o seu trabalho e o de sua equipe estão gerando resultados para a pessoa que buscou os seus serviços. Ou seja, é uma rede de conexões.
Sem ela, o seu negócio não vai para frente! Mas lembre-se: produtividade não quer dizer produzir mais! Produtividade também está ligada a entregar um serviço de qualidade, que te renda indicações e um ritmo de trabalho em que todos na equipe consigam acompanhar.
Atualmente, existem muitas ferramentas que ajudam as pessoas a manterem a produtividade no trabalho, mas que também são responsáveis por gerar distrações.
Por exemplo, o WhatsApp é uma grande ferramenta de comunicação usada por 1,5 bilhão de pessoas, então, ao menos, 10 pessoas do seu círculo social utilizam o aplicativo. No trabalho, ele pode ser excelente para o rápido envio de informações, chamadas por vídeo, ligações, envio de áudios. Porém, quando você utiliza o aplicativo – durante o período de trabalho – para enviar mensagens pessoais, ele se torna um problema.
Estamos certos, não é? Quando isso acontece, a sua produtividade diminui e até você entrar no ritmo novamente leva um tempo. Depois de olhar o WhatsApp também dá aquela vontade de dar uma volta pela empresa, para esticar as pernas, tudo por conta da queda no ritmo.
O ideal é separar um tempo específico para resolver seus assuntos pessoais, mas nunca se esqueça: é para isso que serve o horário de almoço!
A principal das ferramentas a sua empresa já tem: a mão de obra! Por mais que existam processos que possam ser automatizados, sem a mão de obra há setores que não se mantem, certo? Voltando ao exemplo de empresas que trabalham com foco. Por mais que existam aplicativos que ajudam a manter o foco, o contato humano é o primeiro passo para conseguir clientes.
Como já falamos, o WhatsApp também é uma importante ferramenta, para te ajudar a ter contato com os seus clientes.
Há também sistemas de gestão que te ajudam a otimizar o tempo. As consultorias de foco também são importantes ferramentas para manter a produtividade, já que o seu problema será analisado especificamente e o consultor buscará uma solução que se aplica a você.
Imagine o seguinte exemplo: sua empresa trabalha com vendas. Sua equipe tem cinco funcionários e todos eles, juntos, conseguem fechar de 4 a 5 vendas por dia. Porém, com o número de funcionários, cada um, tem capacidade para fechar 2 vendas diariamente e ainda sim, entregar um atendimento de qualidade. Resultando em 10 vendas diárias.
Primeiramente, você deve entender qual o motivo das vendas estarem baixas. Depois, você deve estabelecer metas.
Entre as metas, deve constar a quantidade e a qualidade. Se cada funcionário focar em fechar duas vendas por dia, eles não interferem no trabalho dos demais pilares da equipe. Portanto, conseguem sim, executar um bom trabalho.
- Crie um ambiente agradável: imagine você, trabalhando em um local onde você tem medo de expressar as suas ideias por conta da chefia, seria muito ruim, certo? É ideal criar um bom ambiente de trabalho para os seus funcionários, com atmosfera leve e em que eles se sintam livres. Dessa forma, eles não se sentem pressionados e produzem mais!
- Aproveite bem o seu tempo: uma dica estratégica é definir trabalhos a serem executados durante o dia. Por exemplo, se você trabalha fazendo atendimentos, separe um dia da semana para se dedicar a isso e os demais dias para buscar os resultados que os seus clientes procuram. Uma dica é utilizar o trello, ferramenta online, em que é possível criar quadros de trabalho e que toda a equipe tem acesso.
- Não desperdice energia: se você e a sua equipe possuem muitas coisas para fazer durante o dia, a energia é rapidamente consumida, logo, o trabalho é feito mais devagar e com menos qualidade. Agendar várias reuniões durante a semana sem um propósito já muito bem definido e alinhado também só serve para tomar tempo de trabalho e consumir energia de todos. Se as reuniões são necessárias, tente fazer apenas uma por semana.
Clicando aqui você consegue acessar mais um dos nossos conteúdos de blog e conhecer quais são os principais matadores de produtividade.
Como vimos, existem ferramentas que te ajudam a aumentar a produtividade, mas o fator humano nunca pode ser dispensado em sua rotina diária, pois as pessoas são extremamente importantes para um negócio funcionar.
Uma das ferramentas que te ajuda a manter a produtividade e o foco são os aplicativos para celular. Você pode conhecer o nosso aplicativo clicando aqui!
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Em um de seus significados mais conhecidos e empreendidos atualmente, produtividade é a relação da capacidade de produção com o tempo. É uma informação que pode dizer respeito à uma instituição, time, pessoa. Enfim, qualquer sujeito que atua em prol de algum resultado.
Para as companhias, a produtividade é assunto extremamente relevante, já que tem a ver, inclusive, com seu lucro. Quanto mais se produz, em teoria, maior receita. Mas, para os indivíduos, no mundo moderno, ela tem uma importância diferente – e, em alguns níveis, ainda maior.
O que você vai entender:
Produtividade e qualidade de vida: o que tem a ver?
O principal motivo para que a produtividade seja uma característica cobiçada por muitas pessoas atualmente é o fato de que ela está, em muitos aspectos, relacionada à qualidade de vida.
Isso porque há um número cumulativo de responsabilidades que cada um enfrente, e a velocidade das relações e processos no mundo moderno é crescente – quanto demorava a viagem do Rio de Janeiro a São Paulo em 1950 e quanto demora hoje? Ou seja: muita coisa para fazer e falta de tempo são constantes na vida de muitas pessoas.
Como resultado, muitos negligenciam fatores pessoais – como contato com amigos e família e lazer – em razão de cumprir tudo que é “preciso”. Embora a curto prazo funcione, a longo prazo isso contribui para o esgotamento, que, consequentemente, diminui a motivação e produtividade.
Em suma, produtividade e qualidade de vida são dois aspectos intimamente ligados, já que é o nível ideal de cada um que colabora para um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Não dá para negligenciar nenhum dos dois e há muito o que se fazer para otimizar cada um deles.
Um estudo exclusivo da Fundação Estudar em parceria com a companhia especializada em pesquisa de mercado MindMiners mostrou o que as pessoas consideram que “ganham” sendo produtivas. Todos são, de uma forma ou de outra, ligados à qualidade de vida:
Emocionais:
- Sentimento de “dever cumprido”
- Sentir-se “útil”
- Ter a autoestima elevada e maior motivação para cumprir tarefas
Funcionais:
- Melhora no desempenho (nos estudos, trabalho, etc.)
- Realização de mais tarefas durante o dia
- Maior aproveitamento do tempo
Principais vilões da produtividade
A mesma pesquisa revelou os principais vilões da produtividade entre os jovens. Confira os resultados:
- Procrastinação, ou adiar e não cumprir as tarefas – 52%
- Ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo – 34,7%
- Dificuldade de concentração – 11,3%
- Não saber planejar o dia – 10,2%
De longe, a procrastinação é apresentada como a maior inimiga. Para combatê-la (de uma vez por todas):
Como aumentar minha produtividade?
A produtividade envolve, principalmente, três fatores: o sujeito, o tempo e a atividade (da qual se obtém o resultado). Em cada um dos aspectos, existe uma gama de possibilidades do que pode ser feito para desenvolvê-lo em benefício da eficiência.
Como gerir a si mesmo
Já falamos sobre a procrastinação, certo? Existem outros dois pontos principais em que dá para se desenvolver e melhorar a capacidade produtiva.
Primeiro, a capacidade de concentração. Ela é diretamente ligada à taxa de procrastinação mas não tem exclusivamente esse resultado. A dificuldade em se concentrar aumenta o tempo que precisa ser dedicado à uma tarefa.
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Uma das mais conhecidas técnicas para melhorar a habilidade de se concentrar é a de mindfulness. Basicamente, o que os exercícios ligados ao conceito fazem é treinar “a consciência para, quando estamos desatentos, perceber e conseguir redirecionar a atenção”, explica Marcelo Demarzo, médico e pesquisador da área. Aqui, ele indica três atividades para praticar.
Em segundo, a capacidade de organização também pode interferir na eficiência. Desde o ambiente, à área de trabalho do seu computador e suas anotações, levem em conta uma ordem que facilite sua visualização (e raciocínio). “Como fazer isso” varia de pessoa a pessoa, mas ser organizado invariavelmente beneficia a velocidade na ação.
Como gerir a atividade
De início, é preciso saber onde cada tarefa se encaixa na sua rotina. A melhor forma de fazer isso para ser produtivo é priorizando. Nem tudo que é urgente é importante e vice-versa. Saber distinguir entre eles é o primeiro passo. É importante ter em mente que sua energia é limitada na hora de editar sua lista de afazeres.
Uma forma de facilitar o início da atividade é quebrando-a em menores ações. Assim, evita a procrastinação que pode acontecer quando uma tarefa é complexa e “amedrontadora”.
A eficácia dos “micro-objetivos” foi comprovada cientificamente: é possível enganar o cérebro para aumentar os níveis de dopamina – neurotransmissor que ativa os circuitos de recompensa – ao alcançá-los.
Para cada tarefa que precisa ser cumprida, fracione-a nos menores pedaços possíveis e complete um de cada vez. Por exemplo, se sua meta final é escrever um texto, um bom começo é abrir o documento no computador. O segundo objetivo pode ser redigir uma frase, o terceiro, a segunda, e assim por diante.
Gestão do tempo e produtividade
Gerir o tempo é um dos principais responsáveis por uma rotina produtiva. Envolve a priorização de tarefas mencionada acima, que é muito importante para que não se gaste momentos do dia com o que não importa, mas também outras atitudes.
Primeiro, entende em detalhes como você usa seu tempo. Basta um teste simples: escolha um dia (ou dias) e anote o que você fez a cada hora. Não tem problema se a resposta for desanimadora – esse é só o passo um. Com isso, você consegue identificar com mais precisão quando trabalha melhor e onde está desperdiçando energia.
Planejamento é um ponto chave na gestão do tempo e produtividade. Por isso, descreva quanto tempo você precisa para fazer cada coisa na sua lista de afazeres comum. Coloque a quantidade de horas estimadas para cada atividade e dedique-se a elas com afinco (e sem interrupções) quando o momento chegar.
Esforce-se para não passar mais do que determinou para cada tarefa. É treino, mas é isso que garante que você trabalhe um número de horas saudável por dia.
Técnicas reconhecidas
Além da técnica Pomodoro, que detalhamos em uma matéria específica – e no especial de Procrastinação mencionado acima – conheça outros métodos desenhados para aumentar a produtividade. Cada um tem um foco: ajudar na priorização de tarefas, gestão do tempo, combate à procrastinação, entre outros.
Este texto foi originalmente publicado no portal Na Prática, parceiro do Guia do Estudante.
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