Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critérios

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Figura elaborada pelo autor. Figura 9.7: Notação Fechada Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.8: Primeira Posição Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.9: Segunda Posição Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.10: Terceira Posição Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 10.1: Divisão dos Métodos de Arquivamento Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 15.1: Arquivos Fonte: ©michaeljung/Shutterstock Gestão de Documentos e Arquivísticae-Tec Brasil 84 e-Tec Brasil85 Atividades autoinstrutivas 1. Sobre a gestão de Documentos, é CORRETO afirmar que: a) Está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas, para facilitar a localização e conservação dos documentos. b) No Brasil, a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. c) A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. d) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamen- to, manutenção e destinação dos documentos; e) Todas as alternativas estão corretas. 2. A respeito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar que visa: a) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamen- to, manutenção e destinação dos documentos; b) Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrati- vo, fiscal, legal, histórico e/ou científico; c) Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos; d) Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente. e) Todas as alternativas estão corretas. 3. Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE o termo Gestão de Documentos. a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda per- manente. b) Conjunto de normas e regras para arquivamento. c) Conjunto de regras para alfabetação. d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporário. e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente. 4. Assinale a alternativa que corresponde à lei que define a política de gestão de documentos no Brasil. a) Lei nº 1.859/91 b) Lei nº 8.159/91 c) Lei nº 8.591/91 d) Lei nº 5.891/91 e) Lei nº 9.851/91 5. Sobre os aspectos físicos dos documentos, é CORRETO afirmar que: a) Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são regis- tradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel. b) Formato – configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. c) Gênero – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens). d) Espécie – configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata. e) Todas as alternativas estão corretas. Gestão de Documentos e Arquivísticae-Tec Brasil 86 6. Assinale a alternativa que corresponde CORRETAMENTE à defini- ção de classificação de documentos segundo Rosseau e Coutere: a) A classificação de documentos consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação. b) A classificação de documentos consiste em arquivar os documentos pro- duzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades. c) A classificação de documentos corresponde às técnicas arquivísticas e visa melhorar os aspectos de pronta localização de documentos. d) A classificação de documentos é um método de organização de docu- mentos. e) A classificação é um sistema de arquivamento. 7. Sobre o Código de Classificação de documentos, é INCORRETO afirmar que: a) Consiste na atribuição de um código para classificar os documentos se- guindo uma ordem preestabelecida de classes e subclasses. b) É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido por uma determinada instituição. c) Representa uma forma efetiva de controle da documentação. d) É um instrumento antigo desnecessário na era da informação, já que o computador controla tudo na atualidade. e) O Código de Classificação tem por objetivo controlar e facilitar a pronta localização de documentos. 8. Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critérios: a) Pelos estágios de sua atuação (teoria das três idades). b) Pela extensão de sua atuação (setoriais ou gerais) c) Pelo gênero (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, etc.) d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos) e) Todas estão corretas. e-Tec BrasilAtividades autoinstrutivas 87 9. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito do Código de Classi- ficação aplicado ao setor público: a) O Setor Público adota como método principal de classificação de docu- mentos o sistema das Bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas. b) O Setor Público não tem um sistema de classificação preestabelecido, ficando a critério de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas necessidades. c) O Código de Classificação de documentos de arquivo para a administra- ção pública, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às ati- vidades fim do órgão. e) As classes definidas como documentos de atividades fim não são co- muns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração seguindo orienta- ções da instituição arquivística na sua esfera específica de competência. 10. A Teoria das Três Idades trouxe como inovação: a) O processo de eliminação de documentos permanentes. b) A noção de documento intermediário. c) O processo de eliminação de documentos correntes. d) O conhecimento a respeito da invenção da escrita alfabética. e) A eliminação de documentos na fase temporária. 11. O termo avaliação em Arquivística significa: a) Análise e identificação dos valores dos documentos; b) Análise e arquivamento dos documentos; c) Arquivamento e destinação dos documentos; d) Sistemas e métodos de arquivamento; e) Depositação final dos documentos. Gestão de Documentos e Arquivísticae-Tec Brasil 88 12. A avaliação documental deve ser realizada baseada nos aspectos: a) Econômicos, pois sem uma estrutura econômica nenhuma Instituição po- derá sobreviver; b) Fiscais e históricos da Instituição c) Administrativos, legais, fiscais ou históricos da Instituição; d) Administrativos, já que os documentos representam a base para tomada de decisões administrativas; e) Somente sob os aspectos legais. 13. Entende-se por protocolo, em arquivística: a) O cumprimento de normas a respeito da numeração sequencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localização. b) A ordem de precedência para autoridades. c) A ordem hierárquica de uma organização. d) A localização do arquivo dentro da organização. e) A organização de um arquivo. 14. Sobre a tabela de temporalidade, é CORRETO afirmar que: a) É uma tabela eletrônica. b) É uma tabela matemática.

A classificação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.

Isso porque existem documentos que não podem ser descartados, portanto, foram elaborados códigos de classificação e a tabela de temporalidade para destinação dos documentos.

Nesse artigo, falaremos sobre o que é a classificação de documentos e os processos realizados a partir dela.

Se você deseja obter mais resultados, dinamismo e praticidade na administração da sua empresa, então continue a leitura, pois, este conteúdo é para você.

Importância da classificação e a avaliação em foco

A classificação de documentos pode ser descrita como uma sequência de operações que, de acordo com estruturas organizacionais, funções e atividades, tem como objetivo distribuir documentos em categorias e subcategorias.

Contudo, é importante entender que depois da classificação é necessário fazer a avaliação dos documentos, que tem como foco descartar o que não é importante para as atividades das empresas, embora alguns jamais possam ser descartados.

Por outro lado, não é possível e nem necessário que todos os documentos sejam preservados, afinal, eles cumprem uma função importante durante determinado tempo, depois disso, perdem seu valor original, o que resulta na eliminação para que a procura pelas informações ainda válidas, seja de alguma forma atrapalhada.

Como é feita a categorização e subcategorização

A definição de categorias e subcategorias de um plano de classificação de documentos possuem três critérios:

Funcional: Categorias correspondem à função dos documentos;

Estrutural: De acordo com a estrutura organizacional;

Assunto: Referente aos conteúdos registrados nos documentos.

Enquanto isso, a tabela de temporalidade de documentos é definida como um instrumento aprovado por autoridade competente, que regula a destinação final dos documentos, atribuindo prazos para a guarda dos documentos em função de seus valores administrativos, legais e fiscais, determinando os prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação.

Inclusive, pode ser considerada o principal instrumento do processo de avaliação de documentos, proporcionando, como resultados práticos, a inexistência de documentos acumulados e o descarte de informações desnecessárias.

A prática dessas ações permite que as empresas tenham controle sobre a recuperação de informações, orientação de atividades, fluxos documentais, avaliação e destinação dos documentos, aumentando, dessa forma, a produtividade nos setores.

O nosso software, desenvolvido com inteligência artificial, consegue analisar cada documento individual e o lote documental digitalizado para entender sua categoria ou fluxo de trabalho corretamente.

Ou seja, nossas tecnologias têm a mesma capacidade que um colaborador para aprender a identificar palavras-chave e layouts.

Inclusive, a classificação de documentos também permite que sejam criados ou adicionados um banco de dados facilmente pesquisável.

Abaixo listamos a categorização dos documentos de acordo com suas características, bem como:

» Gênero;

» Espécie;

» Tipologia;

» Natureza do assunto;

» Formato;

» Forma.

Agora que já sabemos quais são as categorias, vamos nos aprofundar um pouco mais nisso e entender cada uma delas.

1. Gênero

Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.

2. Espécie

É a definição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão e entre outras.

3. Tipologia

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Contrato de prestação de serviço e Certidão de nascimento.

4. Natureza do assunto

Se trata da natureza do assunto que está sendo abordado no documento, no caso, se ela está prejudicando a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta nenhum prejuízo, se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica, ele é “sigiloso” e precisa de restrições de acesso.

5. Forma

A forma se refere ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-original. Ou seja, se o documento é rascunho, dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original, chamamos de porta-original.

5. Formato

É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

Definir a classificação dos documentos e fazer a avaliação, são passos importantíssimos para quem deseja ter mais produtividade e resultados, já que lidar com documentos não é uma tarefa simples, pelo contrário, caso esses processos sejam negligenciados podem acarretar problemas irreversíveis.

Portanto, o desenvolvimento da gestão de documentos e informações interfere, sim, na qualidade das informações utilizadas pelas empresas e, para que isso não aconteça a classificação e avaliação se tornam indispensáveis.

Desenvolvimento da classificação de documentos

Com o SIGAD, é possível impedir que os documentos sejam inseridos em um sistema sem classificação, o que acontece, ocasionalmente, no meio físico.

O SIGAD nada mais é que um conjunto de procedimentos e operações técnicas com capacidade de controlar versões, prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos a médio e longo prazo de documentos digitais e não digitais, captura de documentos e aplicação do plano de classificação.

Se um documento que deva ser guardado por apenas 5 anos for classificado equivocadamente em outra categoria que não reflete suas funções e conteúdo, seu clico de vida apresentará diferentes definições de prazos e guarda.

Isso representa sérias implicações no momento da avaliação, pois, documentos que não cumprem seus prazos, não podem ser eliminados, porque ainda podem ser usados em atividades administrativas.

Portanto, realizar a classificação dos documentos requer muita atenção, tempo e comprometimento, ainda mais no que se refere ao ciclo de vida, primordial para a efetividade da gestão documental.

Gerenciamento da classificação de documentos

Os sistemas de gerenciamento eletrônico possuem diversas funcionalidades para estabelecer ações para cada pessoa que possui acesso.

Sendo assim, apenas pessoas autorizadas poderão realizar modificações dentro do sistema, como a criação ou exclusão de categorias, atribuir segmentações, entre outras ações.

Fique atento aos relatórios e estatísticas 

Os sistemas de gestão de documentos apresentam como uma de suas principais funcionalidades, a emissão de relatórios, planilhas e demais registros estatísticos referentes à produção documental.

Podemos retomar aqui o SIGAD, que disponibiliza opções de emissão de relatórios e gráficos estatísticos que podem se referir à produção, tramitação, eliminação e demais parâmetros definidos pela pessoa autorizada a realizar tal ação.

Para deixar mais claro, confira abaixo os parâmetros que podem ser utilizados:

» Delimitação de acordo com o período de criação dos documentos;

» Delimitação de acordo com a criação e onde estão localizados os documentos.

» Delimitação de acordo com a classificação nas categorias e subcategorias, permitindo a mensuração da quantidade de documentos classificados em cada uma.

» Espécies documentais criadas por cada setor ou de uso geral, identificando detalhadamente a produção documental da instituição.

O planejamento de ações de longo prazo para a gestão da informação necessita de subsídios consistentes para atingir objetivos que são traçados. Os relatórios do SIGAD cumprem essa função.

Definição de prazos de Temporalidade

A atividade de avaliação de documentos mantém uma relação direta com a classificação, pois, de acordo com os preceitos da gestão documental, constituem-se etapas sequentes.

No caso do SIGAD, no momento da criação das categorias e subcategorias o sistema permite que sejam definidas a temporalidade correspondente a cada uma.

Considerando que o SIGAD compreende a temporalidade das categorias e subcategorias através de dados quantificáveis, como anos, meses, dias e de acordo com o e-ARQ, é gerado um impasse frente aos instrumentos de temporalidade usados pelas empresas.

Isso acontece porque não existe uma temporalidade exata para os documentos, o que faz com que eles recebam nomenclaturas como “enquanto vigora”, “enquanto vigente”, entre outras variáveis.

Este cenário retrata a realidade de muitas instituições públicas e privadas, porque a avaliação define a existência temporária ou eterna de um documento, a execução depende um estudo prévio, crítico e racional diante da importância do conteúdo registrado nos documentos.

Se esse conteúdo ajudou você e deseja ter mais informações sobre nosso software GED, fale agora com nossos especialistas e sane todas as suas dúvidas.