O que é cópia autenticada

Você sabe como funciona a autenticação de cópias de documentos? Todo cidadão, em algum momento da vida, já precisou ou precisará fazer uma cópia autenticada de algum documento. Com isso, foi preciso visitar algum cartório de notas, não é mesmo? Você sabia que esse processo pode ser feito online? 

Contudo, você sabe como funciona o processo de autenticação? Quanto custa? Em quais casos é indicada a autenticação? E em quais casos um documento autenticado é válido? E mais, em quais casos não é permitido usar um documento autenticado? 

Não se preocupe se tiver muitas dúvidas. Esse conteúdo esclarecerá tudo! Confira:

O que é e como funciona o processo de autenticação

A cópia autenticada é uma reprodução (“xerox”) autorizada de um documento, assegurado pela Lei nº 2148, de 1940. A lei autoriza que a cópia autenticada tenha a mesma validade que a original. 

A história da cópia de documentos se deu no fim da década de 30 no Brasil. Naquele tempo, as primeiras cópias reprográficas surgiram no país. Com isso, surgiu a necessidade  de replicar documentos que já existiam, para o uso jurídico. 

Para autenticar uma cópia, basta dirigir-se a um cartório de notas com o documento a ser copiado. Lá, o tabelião atesta que a cópia seja idêntica ao original. O requerente confere todos os documentos e assim é colocado um selo de autenticidade, juntamente com um carimbo e assinatura. 

É possível apresentar a cópia já feita em outro estabelecimento, porém o requerente deve ter também o documento original para que o tabelião possa confirmar que são idênticos. 

Tipos de documentos que não podem ser autenticados

Atenção: a cópia não pode ser autenticada se o documento original tiver rasuras, ou foi alterado com corretivo, se estiver ilegível, escrito a lápis, preenchido com carbono ou se e forma do papel foi usado em máquinas de fax. Documentos que ofendam os bons costumes também não são aceitos.

Além do mais, não são permitidos documentos em outro idioma sem a tradução juramentada anexada, documentos emitidos online sem o carimbo e assinatura de órgãos governamentais. Outro ponto importante: não é possível realizar uma cópia autenticada com base em outra cópia. 

Documentos a serem autenticados por autoridades administrativas e de foro judicial não dependem de autenticação do cartório de notas.

Por que devo autenticar documentos

Simples: como as cópias autenticadas tem o mesmo valor que o original, há uma dificuldade de terceiros o acusarem de ilegalidade em qualquer documento. 

Em quais casos é indicado a autenticação

Você pode fazer o uso da autenticação em diversas situações, tais como na aquisição de imóveis, abertura de conta no banco, quando for fundar alguma empresa, tirar passaporte e visto de viagem. Além do mais, é mais seguro manter cópias autenticadas dos documentos mais importantes. 

É possível autenticar o RG e o título de eleitor, por exemplo. Contudo, por motivos de segurança, alguns órgãos governamentais não autorizam o uso de cópias autenticadas, como é o caso do ENEM (Exame Nacional do Ensino Médio). A restrição da cópia autenticada em alguns casos é prevista no Decreto nº8539, de 2015. 

O custo de uma cópia autenticada

O valor de uma cópia dependerá do governo em âmbito estadual. Sendo assim, cada estado determina o valor para autenticar um documento. Em média, o valor gira em torno de R$ 5,00 por folha. 

É possível autenticar online

Primeiramente, é importante entender a existência de uma assinatura digital. Dessa maneira a burocracia é reduzida e o processo acontece de maneira imediata, poupando o seu tempo para ir ao cartório. A assinatura digital garante também a origem e a integridade do documento. 

Sem a necessidade do carimbo do tabelião online, surgiu assim dois quesitos no processo de autenticação: o conhecimento e posse. O conhecimento é a garantia de que o requerente tem acesso direto ao documento, e esse acesso ocorre pelo uso de uma senha. 

A posse pode ser comparada à chave que abre a fechadura. Quem tem a posse possui a autorização e senha para abrir o documento online, garantindo assim a autenticidade e integridade dele. 

Agora que você já sabe como é o processo para autenticar a cópia de um documento, que tal saber sobre outros serviços similares que podem ser feitos online e pela Econform por meio do nosso site? 

 Para realizar a solicitação da cópia autenticada basta se dirigir a um tabelionato e pedir que o tabelião realize a cópia autentica do documento. A partir daí será realizada a cópia do documento solicitado e o escrevente atestará, na própria cópia, que ela é idêntica ao original apresentado, com um selo, um carimbo e uma assinatura do tabelionato. 

Solicitar cópia autenticada da certidão

Diferença entre cópia comum e autenticada

É importante lembrar que se você possui apenas uma cópia simples, não é possível realizar a autenticação da mesma sem que esteja portando, de forma obrigatória, o documento original, a fim de que se possa realizar a autenticação. Além disso, fica o tabelionato fica impossibilitado realizar a cópia autenticada se o documento tiver: rasuras; adulteração por raspagem, corretivo ou lavagem com solventes; estiver escritos a lápis; possuir espaços em branco; estiver em forma de papel térmico (FAX). 

A capital do Distrito Federal, Brasília, conta com uma vantagem a mais no processo que envolve a autenticação de documento. Na capital distrital não é mais obrigatório apresentar cópias autenticadas de documentos, reconhecimento de firmas e cópia de comprovante, desde que os mesmos estejam na base de dados de algum outro órgão governamental. A mudança tem como base o Decreto nº 9.094, que determina a simplificação do atendimento e reduz a quantidade de papéis necessários. 

Com as modificações, se um órgão exige, por exemplo, o comprovante da última votação (que já está na base do Tribunal Superior Eleitoral – TSE); uma certidão de quitação de tributos (de responsabilidade da Receita Federal) ou cópia da habilitação para dirigir (sob a direção do Denatran), e a pessoa não possuir no momento, basta que ele realize uma declaração, feita de próprio punho. Neste caso, torna-se responsabilidade da instituição interessada de realizar a busca para que se encontre a cópia autenticada do documento solicitado pela mesma. 

Arquivamento em meio digital

 Outra opção que traz maior facilidade à vida do cidadão é realizar o arquivamento da cópia autenticada em meio digital. Assim, você extrai do próprio cartório, uma cópia autenticada digital do documento que é válido. Para tanto, basta levar o documento em papel ao cartório e peça ao tabelião que faça a “desmaterialização”. A partir daí basta realizar a autenticação e gravar o documento em uma mídia virgem (de preferência um pen drive). O tabelião estará responsável por escanear o documento e autenticá-lo de forma digital com uma certificação, gravado na mídia solicitada. 

Após o procedimento, e já tendo em mãos o documento desmaterializado, basta encaminhar para a Receita Federal, de forma a anexar em processo eletrônico e, desta forma, poderá utilizá-lo em qualquer outro lugar que se faça necessário, desde que seja sempre feito em meio digital.