O que é auxiliar administrativo

O auxiliar administrativo é a porta de entrada na carreira, especialmente para quem faz o curso de Administração. É possível que as oportunidades surjam durante a graduação ou que a pessoa que já atua nessa função faça a faculdade para se destacar no cargo, buscando uma promoção.

Por isso, entender o que faz o auxiliar administrativo fornece um excelente retrato do início da sua jornada. Ademais, quando pensamos em fazer uma graduação, é sempre importante entender como são as profissões e áreas de atuação relacionadas com o curso, não é mesmo?

Continue a leitura para conhecer as principais atribuições e comece a planejar a sua carreira de sucesso!

Controle financeiro

Muito do que o auxiliar administrativo faz está relacionado com o controle financeiro. O papel do auxiliar é dar suporte para os profissionais de Administração, como o gerente administrativo e o analista administrativo.

Para isso, ele participa da gestão de pessoas, dos processos, da coleta de dados, da aplicação medidas corretivas, entre outras ações. No caso do controle financeiro, as atividades estão relacionadas com a entrada e saída de dinheiro, títulos de crédito (cheques, notas promissórias, duplicatas etc.) e outros valores da organização:

• acompanhar as contas a pagar;
• fazer pagamentos;
• arquivar comprovantes;
• acompanhar os valores a receber dos clientes;
• coletar informações junto aos departamentos.

O controle financeiro é uma boa área para se destacar com a faculdade. Aqui na Unopar, por exemplo, disciplinas como Análise de Custos, Planejamento Tributário e Planejamento Financeiro e Orçamentário dão uma visão estratégica e ensinam a planejar as finanças. Logo, o graduado conta com diferenciais em comparação ao técnico em Administração e auxiliar sem formação.

Investir na carreira vale a pena! A média salarial do auxiliar administrativo está em R$ 1.507,23* , enquanto um administrador ganha em média R$ 4.182,49*. Portanto, o diploma pode mais que dobrar o salário.

Organização de documentos

A gestão de documentos consiste entender a finalidade do documento e encaminhá-lo para um arquivo, no qual possa ser recuperado. Assim, o auxiliar administrativo executará ações ligadas a três rotinas:

• coleta e guarda — receber o documento e encaminhá-lo para o local correto;
• conservação — tomar providências para que os arquivos sejam preservados e possam ser identificados com rapidez;
• disponibilização — oferecer acesso aos documentos.

A boa notícia é que os processos costumam ser digitais. Nas melhores empresas, não será preciso entrar em um arquivo físico empoeirado, com centenas de prateleiras, pastas, livros de registro etc. 

Produção de planilhas e relatórios

Os auxiliares administrativos também contribuem para que os gerentes, administradores e analistas administrativos tomem decisões mais corretas. Para isso, elaboram planilhas e relatórios para fornecer os subsídios necessários.

A palavra “subsídio”, nesse contexto, é usada para indicar dados e informações seguras, que permitem ao administrador explicar objetivamente a sua decisão. Não à toa, o trabalho do auxiliar é uma atividade de bastidores com grande relevância para as organizações.

Atendimento ao cliente

Em escritórios e departamentos que fazem atendimentos, o auxiliar administrativo será a linha de frente. Aliás, o cliente é só uma das partes interessadas em um negócio que você terá contato e poderá atender nas empresas.

No RH, por exemplo, o colaborador pode ser o seu cliente; no setor de compras e estoque, os fornecedores de produtos e serviços. Em todos esses casos, as habilidades comportamentais (comunicação, empatia, inteligência emocional etc.) serão importantes para se destacar.

Elaboração de agendas

Outra função geralmente compartilhada por auxiliares administrativos é organizar as agendas de times, departamentos, gerentes etc. Aqui, o profissional faz a verificação de disponibilidade, cruza datas disponíveis, registra compromissos, entre outras ações.  

Redação de informações internas

A comunicação interna também depende de auxiliares para funcionar. O trabalho de redação consiste em escrever mensagens, usando o tom de linguagem, formatação e demais padrões definidos pela empresa.

Gestão logística e de estoque

Por sua vez, a logística cuida de como a empresa será abastecida por mercadorias e como vai fazer seus produtos chegarem ao consumidor. Nessa função, o auxiliar pode ser o responsável por acompanhar os estoques, documentações, conferência de notas fiscais, contato com fornecedores etc.

O profissional também pode atuar nas rotinas administrativas do setor Marketing da empresa, fazendo planilhas, acompanhando orçamentos, documentando as campanhas etc. Além disso, com o tempo, muitos deles começam a participar das atividades principais do departamento, contribuindo com o planejamento e criação de campanhas.

Se tiver dúvidas sobre como são as carreiras e oportunidades, acesse nosso artigo com tudo sobre Administração.

Viu só? O auxiliar administrativo pode atuar em diversas funções e realiza um trabalho importante para as empresas. Além disso, está sempre em contato com administradores e analistas administrativos em suas atividades. 

A graduação da Unopar é ideal para desenvolver as competências necessárias e ter sucesso nessa função. O foco do curso é atender às exigências de mercado, abordando disciplinas teóricas, tipos de Administração, práticas e métodos que fazem sentido diante dos desafios que você vai enfrentar na profissão.

O curso de Administração também conta com benefícios exclusivos que complementam e valorizam o seu currículo profissional. Você pode, por exemplo, ganhar experiências com oportunidades de estágio e emprego em empresas parceiras, usando do Canal Conecta.

Outro benefício é a Aula Destaque. Nela, você terá aulas online e gratuitas com profissionais conceituados. Logo, termina a graduação com uma visão diferenciada sobre o mercado de trabalho, suas as tendências e oportunidades.  

Transforme a sua carreira!

Como dito, o cargo de auxiliar é a porta de entrada para a carreira administrativa. Ao ter destaque, pouco a pouco, ficará claro o seu potencial para realizar tarefas complexas e tomar decisões de maior impacto. Logo, será um candidato a promoções internas.

Por isso, se você já atua como auxiliar administrativo ou vê perspectiva de crescer nessa profissão, o curso superior é o melhor caminho para desenvolver competências necessárias para o sucesso. A partir da educação, dá para acessar excelentes oportunidades e tornar-se um candidato aos cargos mais importantes, como analista, administrador e gerente.

O que você acha de mudar a sua carreira? Inscreva-se agora mesmo no curso de Administração da Unopar e continue os estudos!

No mundo corporativo, a descrição de cargo de auxiliar administrativo é mais ampla do que as pessoas acreditam.

Devido à sua multifuncionalidade e por poder transitar em quase todas as áreas do escritório  — financeira, Recursos Humanos, departamento pessoal, almoxarifado, entre outras — essa função costuma ser a porta de entrada para uma carreira dentro das organizações.

Está, portanto, precisando contratar uma pessoa auxiliar administrativa? Para ajudar no seu recrutamento, preparamos um conteúdo que vai transformar essa descrição de vaga em uma atividade mais simples e objetiva. Confira:

O que é e o que faz um auxiliar administrativo?

O auxiliar administrativo atua em diversos departamentos, principalmente dentro do escritório, sendo peça fundamental para o bom andamento da rotina do setor. Em muitos casos, o auxiliar administrativo aparece em todas as equipes com descrições distintas.

A formação inicial exigida é o ensino médio completo, mas para crescer na carreira o profissional deve investir em cursos técnicos e em graduação.

Quais são as atribuições de um auxiliar administrativo?

As principais funções requeridas para um auxiliar administrativo são:

• atendimento telefônico e presencial;
• organização de arquivos;
• recepção e envio de documentos;
• criação de planilhas
• verificação da entrada e saída de correspondências;
• auxílio aos assistentes, analistas e supervisores nas atividades propostas.

Dependendo da empresa e do tamanho do setor, o profissional vai executar menos ou mais tarefas, sendo essas as principais solicitadas.

Como não existe uma rotina definida, o profissional deve ser flexível e estar sempre aberto a novas experiências.

Quanto ganha um auxiliar administrativo?  

O valor médio inicial pago para essa função é de R$ 1.200,00, dependendo do porte da empresa. Pode parecer baixo, mas para quem está começando no mercado de trabalho e deseja adquirir experiência para alcançar cargos mais elevados, esse é um degrau significativo.

Quais os cargos relacionados à área administrativa?

Dependendo do setor onde o profissional vai atuar e até mesmo da escolaridade e experiência exigidas, o cargo passa por algumas alterações:

Auxiliar de escritório

É o talento que auxilia em todos os departamentos da organização, geralmente empresas de pequeno e médio porte. Além disso, realiza serviços internos e externos.

Auxiliar administrativo financeiro

Como o próprio nome sugere, ele atua no setor emitindo relatórios de contas a pagar, lançamento de notas fiscais, insere dados em planilhas financeiras, auxilia a equipe de faturamento, entre outros.

É importante que o profissional tenha habilidade com cálculos matemáticos e planilhas informatizadas.

Auxiliar administrativo contábil

Nesse setor, o profissional deve ter noções de contabilidade, pois vai realizar conciliações de contas, escrituração fiscal e serviços externos para o registro de documentos nos órgãos competentes.

Auxiliar administrativo de pessoal

Assim como em todas as áreas, o colaborador deve atuar com sigilo e responsabilidade, pois terá acesso à folha de pagamento — auxiliando na conferência, aos processos seletivos, muitas vezes ajudando na triagem de candidatos, recepcionando os mesmos e aplicando testes de recrutamento.

Auxiliar administrativo bilíngue

Devido à fluência em outro idioma, o profissional pode atuar na secretaria ou no escritório da diretoria, intermediando o contato entre estrangeiros e a empresa. 

Quais são as soft skills necessárias?

Como o cargo de auxiliar administrativo costuma ser a porta de entrada de um profissional na empresa, as competências comportamentais e técnicas são as principais a serem avaliadas pelos recrutadores no processo seletivo: as soft skills. Entre elas podemos destacar:

• boa capacidade de comunicação;
• ética;
• empatia;
• cordialidade;
• resiliência;
• flexibilidade quanto às mudanças de tarefas;
• paciência para lidar com pessoas de diferentes personalidades;
• organização;
• criatividade;
• pró-atividade;
• senso de liderança.

Como essas qualidades fazem parte da personalidade do profissional, a equipe de RH vai encontrar um talento único, pois enxergará se o candidato tem facilidade de integração com a equipe, sua forma lidar e agir com os demais colaboradores. 

Além disso, as soft skills são habilidades que ajudam o profissional a lidar com as adversidades e resoluções dos problemas do dia a dia.

Para aprender mais sobre o mundo do RH, ouça o RH sem filtros, um podcast Gupy sobre cultura de inovação e estratégia para a área de recursos humanos.

Modelo de descrição de cargo para auxiliar administrativo

Resumo do cargo

Atuar como suporte administrativo nas áreas financeira, recursos humanos, logística, almoxarifado, comercial, administração geral, incluindo: atender clientes internos e externos pessoalmente ou por meio telefônico, esclarecendo dúvidas ou encaminhando para o responsável, tratar a documentação conforme instruções e procedimentos estabelecidos, organizar arquivos físicos e virtuais.

Formação e experiência

Para exercer a função, é necessária formação completa no ensino médio ou curso técnico de formação em administração. Não é necessário experiência na função, mas é importante que tenha habilidade com informática.

Descrição da função

Essa é a etapa principal do nosso conteúdo. Então não perca!

Manutenção de documentos

Registrar entrada e saída, selecionar, encaminhar para as pessoas e setores corretos, conferir e realizar os procedimentos conforme estabelecido, assim como arquivá-los e ordená-los.

Registro de informações

Confeccionar e alimentar planilhas conforme orientação e dados coletados. Efetuar cálculos e análises de acordo com as informações solicitadas. 

Acompanhar processos administrativos

Verificar prazos e vencimentos de notas fiscais, contratos e documentos em órgãos públicos. Renovar certidões referentes ao CNPJ na área contábil e financeira. 

Atendimento ao público

Receber e efetuar ligações para clientes e fornecedores conforme solicitação. Esclarecer dúvidas e tornar-se referência, acompanhando as mudanças ocorridas na empresa com ética e sigilo necessários.

Suporte ao setor de Recursos Humanos

Auxiliar nos processos seletivos executando as ligações para os candidatos durante as etapas. Conferir os dados lançados na folha de pagamento, nas planilhas de benefícios, a fim de manter os resultados em conformidade. Ajudar na apuração do ponto eletrônico e no arquivamento correto dos documentos referentes ao setor.

Suporte à área financeira e contábil

Controlar a entrada e saída de notas fiscais, efetuar conciliações bancárias, lançamentos contábeis, efetuar cálculos e serviços externos em órgãos públicos e serviços bancários.

Suporte ao almoxarifado e setor logístico

Controlar entrada e saída de materiais, efetuar a compra de produtos conforme solicitação, realizar a cotação de produtos e serviços, conferir materiais solicitados e notas fiscais emitidas.

Como você viu, a função de auxiliar administrativo é muito importante para o bom funcionamento do negócio, pois são profissionais que têm acesso à maioria dos setores da empresa e conhecem todos os procedimentos que lhes são atribuídos.

Para iniciar uma carreira nessa área, ética, comprometimento, flexibilidade e proatividade são fundamentais para construir uma boa reputação no meio corporativo e o setor de gente e gestão pode ajudar muito nesse crescimento, definindo de forma correta as atividades a serem desempenhadas.

Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido como fazer uma descrição de cargo de auxiliar administrativo de forma simples e objetiva, levando em consideração as necessidades da empresa e as qualificações dos candidatos.

E se você pretende fazer outras descrições de cargo ou gostaria de aperfeiçoar ainda mais a que acabou de criar, confira o nosso kit completo sobre o assunto!